Dematerializzazione dei documenti: errori da evitare

Un’azienda in regola con le nuove normative sui documenti elettronici e al passo con l’implentazione dei software gestionali, deve conoscere ed applicare la dematerializzazione dei documenti. Tuttavia non basta solo sapere cos’è questo processo e come si attua. Ancora più importante risulta sapere cosa non fare quando si mette mano ad un processo così delicato per non compromettere tutto il lavoro dell’azienda. È proprio quello che vedremo in questa guida.

Dematerializzazione dei documenti: cos’è e a cosa serve

Per dematerializzazione dei documenti si intende l’attività di tipo informatico che preveda la creazione di un documento in modalità digitale. Dematerializzare un documento non vuol dire creare una copia di un documento cartaceo, ma vuol dire sostituire quel documento che viene appunto distrutto. Si potrà anche conservare una copia cartacea naturalmente, ma il processo nasce proprio per sostituire vecchie procedure creando documenti fruibili poi per via informatica.

Importanza giuridica della dematerializzazione

Potrebbe sembrare, a prima vista e ad occhi non aggiornati, che il processo di cui stiamo parlando sia quasi ridondante. Creare un documento digitale per distruggere quello cartaceo è sì comodo, ma in fondo non necessario. Proprio qui sta il primo degli errori che vedremo. La dematerializzazione non è più una scelta per un’azienda, ma una necessità. Siamo nell’ambito della Pubblica Amministrazione, dove il processo ha assunto un valore giuridico ormai imprescindibile. Si parla infatti di atti legali che vengono creati in solo formato digitale ma che devono rispettare tutti i requisiti di legge affinché le azioni che sottintendono restino valide nel tempo. Si pensi ad esempio ad un atto di compravendita tra privati gestito da uno studio notarile, o da un contratto formalizzato da uno studio legale. Ancora pagamenti, incassi, operazioni gestite dalle banche e tutto quello che può essere contrattualizzato in ogni ambito. Si ottiene dunque una cosiddetta ‘stringa digitale‘, come avviene per la recente fattura elettronica, che fa si che il documento sia valido ed abbia valore in ogni contesto e in ogni momento. Proprio qui allora è bene evitare alcuni clamorosi errori dovuti in genere all’inesperienza in materia. Vediamoli.

Il primo errore che si può commettere è quello di dematerializzare documenti invece che processi. Cosa vuol dire? Significa che nella maggior parte dei casi si pensa di dover, come abbiamo specificato all’inizio, creare delle copie di documenti già esistenti. Sono i processi invece che devono essere riorganizzati, altrimenti l’unico risultato sarà quello di sprecare un software gestionale utilizzandolo nel solito vecchio sistema.
Il secondo errore che si può commettere, e che deriva in sostanza dal primo, è quello di non considerare il documento digitale come qualcosa di nuovo, ma di ritenerlo solo un classico documento però in formato elettronico. Non tutti, anzi in realtà pochi, conoscono ad esempio il nuovo regolamento ‘Eidas’ che definisce i nuovi ambiti del documento informatico. Il regolamento ha indicato la nuova definizione di documento informatico. Ad oggi il documento elettronico è un qualunque oggetto che sia conservato in forma elettronica o in forma visiva o in forma audiovisiva. Già da questa definizione si capisce come il classico ‘pezzo di carta’ non abbia più ragione di esistere.
Dopo l’Eidas c’è stato il decreto legislativo numero 179 del 2016, che ha ulteriormente definito il documento informatico come ciò che contiene dati giuridicamente rilevanti.
Quando si parla di un’azienda però, esiste qualche atto che non sia giuridicamente rilevante? Ovviamente no. Ecco perché ci si deve affidare ad un professionista che sappia:

• come si creano le stringhe e come si conservano
• che differenza c’è tra digitalizzare un documento o un intero processo
• come gestire atti quali una cartella clinica o una fattura senza documenti
• come evitare le sanzioni.