10 consigli utili per la vostra prima mail marketing

Il primo impatto con la creazione di una mail marketing può essere anche fin troppo semplicistico, soprattutto quando la stesura di quest’ultima avviene poco dopo il completamento di un intero sito web molto ben strutturato e rifinito. Cosa rappresenterà mai una sola pagina HTML dopo tutto questo lavoro già fatto?

La questione in effetti non è così semplice. Per quanto la realizzazione tecnica non sia sicuramente nulla di complesso, l’errore più grande è sicuramente quello di ignorare completamente obiettivi e target che il committente intende portare a termine. Per evitare tutto ciò, può essere utile seguire questi 10 consigli che sottopongo alla vostra attenzione e che, fossi in voi, cercherei di condividere con i committenti per poter evitare qualunque equivoco già nel momento stesso della pianificazione.

1. Creare un account email solo per la newsletter e assicurarsi che sia sempre funzionante.
Create una nuova casella email del tipo “newsletter@miaazienda.it”, e lo stesso usatelo anche come indirizzo per le risposte. E’ anche possibile configurare più casella, utilizzando per esempio “marketing”, “promozioni”, “offerte”, etc. purchè si evitino le caselle personali che possono, in caso per esempio di cancellazione dell’account per licenziamento dell’addetto, creare problemi di ricezione delle eventuali risposte. Queste ultime sono fondamentali per alcuni spam bot, che, nella fase di verifica dell’email stessa e per evitare di iscrivere il proprio indirizzo in una black list, richiedono un click “umano” su un link di controllo.

2. Avvisare l’amministratore di rete della mail marketing.
Sicuramente prima dell’invio vero e proprio, per controllare che il tutto sia conforme a quanto richiesto, si procederà ad un invio di test a se stessi e ad uno stretto giro di amici/colleghi/conoscenti. Per evitare che i sistemi interni all’azienda possano giudicare tutte queste email di prova (per noi) ma possibili spam ripetuti (per il gateway email), è preferibile rivolgersi al responsabile di rete e far transitare tutte queste mail di test senza problema alcuno.

3. Pianificare su come suddividere la propria lista utenti in futuro.
Molti si fanno prendere dalla voglia di partire quanto prima, e dimenticano la possibilità di poter eventualmente suddividere in più parti la propria lista utenti in un prossimo futuro. Magari agli inizi può sembrare sufficiente richiedere soltanto nome, cognome ed indirizzo email, ma quando poi si arriverà a dover agire su specifici target di utenti (magari, per esempio, su particolari occupazioni), non potremo effettuare alcuna suddivisione non avendola richiesta in precedenza. In questo caso il consiglio è di predisporre già tutte le voci utili al momento della creazione del database utenti, e magari di integrarle usando anche collegamenti esterni con altre basi dati o soluzioni di commercio elettronico.

4. Pianificare il calendario degli invii e il contenuto.
Se questa è in assoluto la vostra prima mail marketing, ponetevi con un basso profilo. Non potete sicuramente pretendere di iniziare con una newsletter settimanale. Sono diversi gli inconvenienti che possono portare a rallentare i lavori e a non poter sostenere le scadenze. Agli inizi è preferibile partire con una newslettere a scadenza bimestrale o trimestrale, sia per abituare gli utenti e a non essere particolarmente invasivi da subito, sia per abituare anche se stessi ai ritmi della newsletter, e agli impegni che bisognerà sopportare una volta che la frequenza inizierà a salire.
Scegliete un contenuto valido ed iniziate la campagna, usando per esempio questi argomenti:

  • Consigli fai da te: Condividi la tua esperienza! E’ uno degli argomenti più ricercati dai clienti, sempre in cerca di informazioni particolari, ed è il materiale più facile da scrivere.
  • Notizie dell’azienda: Molti clienti fidelizzati si iscriveranno e leggeranno la newsletter. E’ consigliabile inviare di tanto in tanto un sondaggio sugli argomenti più importanti correlati all’azienda.
  • Offerte speciali: Inviate coupon, codici promozionali e offerte in quantità. I periodi festivi dell’anno sono sicuramente quelli più indicati e più facilmente pianificabili.

5. Segnalare subito ai clienti il form di registrazione.
Creare una newsletter, per quanto splendida, è alquanto inutile se non si ha un elenco di persone a cui inviarla. Per ovviare a questo problema, basta creare un form di iscrizione, e cercare di segnalarlo ovunque:

  • Nella firma della propria casella email, e chiedete ai vostri colleghi di fare lo stesso.
  • Stampato alla fine di ogni foglio di carta intestata.
  • Inserire il link sul vostro sito web e sul vostro blog.
  • Comunicare al servizio Customer Care di fornire ai clienti la possibilità di registrarsi alla newsletter, registrando, in caso affermativo, l’indirizzo email.
  • Studiare una campagna a premi. Magari sorteggiando un vincitore tra i primi iscritti e notificando i risultati dell’estrazione proprio nella prima newsletter.

Molti addetti nel settore non si impegnano in tutto ciò, e tagliano corto acquistando pacchetti clienti già pronti all’uso, oppure collezionano indirizzi email da siti, community e blog vari. Ovviamente questi saranno tutti clienti “sporchi”, che non hanno esplicitamente richiesto nostre email, e quindi saranno pronti a riempirci con tanti spam report perfettamente giustificati. Meglio lavorare sodo all’inizio, e puntare alla creazione di un proprio database consistente, ma soprattutto basato su relazione diretta e costante.

6. Ripulire il database ed evitare tanti mal di testa inutili.
Una volta creato (o acquistato) un database, non sarà sicuramente un database assoluto e aggiornato in eterno. Dopo 3/4 mesi alcuni indirizzi email potrebbero non essere più esistenti, e questo può portare ad un grosso problema: la nostra newsletter potrebbe viaggiare in continuazione verso un grosso numero di indirizzi non esistenti e potrebbe segnalare al nostro Provider di essere degli spammers di prim’ordine ed inserirci in qualche blacklist.

Se state importanto gli la rubrica da Outlook, abbiate cura di dividere gli indirizzi “personali” da quelli “business”, e magari anche di rimuovere tutti quegli indirizzi inseriti sempre di base nei client di posta elettronica. Se invece state usando una lista proveniente da un sistema CRM, abbiate cura di non inserire nel database della newsletter tutti i clienti che non hanno alcun interesse nelle offerte dell’azienda e che non vogliono sentirne più parlare.

7. Controllare il testo della privacy policy.
E’ importantissimo che il testo usato per la privacy policy sia non solo perfettamente in regola con le disposizioni vigenti, ma anche con le funzioni della propria newsletter (quali inoltro, risposte e cancellazione).

8. Valutare l’esperienza dell’opt-in email.
L’occasione migliore per testare il lavoro finora svolto ed avere delle impressioni valide sulla propria newsletter avviene quando un utente si iscrive per la prima volta. La cosa migliore da fare in questo caso è cercare di controllare tutti i punti chiave del processo opt-in:

  • Form di iscrizione: utilizzare sempre link chiari al documento di privacy policy, per dimostrare la propria correttezza. Se possibile linkate anche le precedenti newsletter.
  • Pagina di ringrazionamento: dopo aver completato la procedura di opt-in, ringraziate l’utente, ed indicate in maniera corretta il passaggio successivo (ricezione dell’email e click di conferma). Valutare eventualmente una piccola ricompensa (tipo un documento gratuito) a chi confermerà l’iscrizione.
  • Link di conferma: Quando il nuovo utente riceve l’email di conferma, ricordate di segnalare nel testo di inserire il proprio indirizzo nella rubrica, in modo da evitare ai controlli spam di eliminare le future email per errore.
  • Conferma definitiva di iscrizione: Di solito, dopo il click sul link di conferma, l’utente riceve un’email di conferma definitiva di iscrizione, con un riassunto delle principali informazioni riguardanti la newsletter. Questa può essere un’occasione per sfoderare la propria fantasia ed inserire non solo un messaggio ad effetto, ma anche piccole ma gradite ricompense oppure semplici offerte e bonus.

9. Testare la newsletter.
Configurate quanti più indirizzi email possibile (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.). Non toccate le impostazioni, soprattutto quelle riguardanti la gestione dello spam. Inserire il proprio dominio nella rubrica di ogni indirizzo configurato. Inviate la newsletter a questi indirizzi, e verificate che il messaggio arrivi in maniera leggibile, e soprattutto che passi senza problemi i filtri spam. Non sarà un lavoro facile e immediato, ma è fondamentale per essere sicuri che la consegna avvenga senza problemi.
Per risparmiare tempo con questi test, è possibile utilizzare InBox Inspector di Mailchimp (13$ a test), oppure ReturnPath oppure Pivotal VeraCity.

10. Siate presenti in fase di invio.
E’ consigliabile, soprattutto per i primi invii di una newsletter, essere in ufficio e quindi reperibili subito per tutti quei clienti interessati dalle informazioni ricevute, e che necessitano di ricevere immediati ragguagli, o via mail o via telefono. Sicuramente ci saranno le solite risposte dei “saccenti” che riferiranno solo degli errori di scrittura, oppure magari le lamentele di chi, regolarmente iscritto, non ricorda la vostra newsletter e quindi pensa di aver ricevuto solo spazzatura. Se la newsletter riguarda qualche offerta speciale interessante, allora aspettatevi molte domande, che nascono soprattutto dalla curiosità scaturita dalla lettura dell’email. Ecco perchè è preferibile che le risposte siano quanto più possibile.

Se seguite questi consigli, potrete sicuramente facilitarvi la vita nell’implementazione della vostra prima campagna di mail marketing, soddisfare in maniera adeguata i vostri clienti e, soprattutto, potrete sicuramente aumentare i guadagni dal vostro progetto, qualunque esso sia.

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